Unser Verein sammelt Spenden bei einer Aktion. Das in der Kasse befindliche Bargeld soll auf das Vereinskonto eingezahlt werden, allerdings gibt es für das Konto keine Bareinzahlung. Kann ein Mitglied des Vereins das Geld an sich nehmen und dann vom Privatkonto auf das Vereinskonto überweisen?

Ja, es ist möglich, dass ein Mitglied des Vereins das Bargeld an sich nimmt und den Betrag von seinem Privatkonto auf das Vereinskonto überweist. Allerdings müssen dabei einige wichtige Punkte beachtet werden, um die Buchführung korrekt zu gestalten und Transparenz sicherzustellen:

Im Kassenbuch des Vereins sollte dokumentiert werden, dass das Bargeld durch die Spendenaktion eingenommen wurde. Folgende Punkte müssen aufgezeichnet werden:

• Datum der Spendenaktion.
• Betrag, der in bar eingenommen wurde.
• Zweck der Spenden (falls zweckgebunden).
• Hinweis, dass das Bargeld einem Mitglied übergeben wurde, um es über dessen Privatkonto einzuzahlen.

Es sollte eine Quittung oder ein Übergabebeleg erstellt werden, der bestätigt, dass das Bargeld an das Vereinsmitglied übergeben wurde. Dieser Beleg sollte enthalten:

• Den Betrag des Bargelds.
• Den Namen des Mitglieds.
• Den Zweck der Übergabe (z. B. Einzahlung auf das Vereinskonto).
• Datum und Unterschrift des Vereinsmitglieds und eines weiteren Vorstandsmitglieds (zur Bestätigung der Übergabe).

Sobald das Vereinsmitglied den Betrag auf das Vereinskonto überwiesen hat, sollte dies ebenfalls im Kassenbuch vermerkt werden. Der Überweisungsbeleg dient als Nachweis.

Es muss klar dokumentiert sein, dass das Geld ausschließlich Vereinsvermögen ist und das Vereinsmitglied das Bargeld nur treuhänderisch verwaltet hat, um es auf das Vereinskonto zu überweisen.

Vermeidung von Missverständnissen: Damit es nicht so aussieht, als handle es sich bei der Überweisung um eine private Spende des Mitglieds, sollte im Überweisungsbetreff stehen:

      "Einzahlung Spendenaktion [Datum] – Bargeld aus Vereinsaktion".

Falls Spendenbescheinigungen für die Spendenaktion ausgestellt werden sollen, darf die Überweisung durch das Mitglied nicht dazu führen, dass das Mitglied selbst als Spender erscheint. Die Spendennachweise sollten auf die ursprünglichen Spender (bei Bedarf mit Spendenliste) ausgestellt werden, nicht auf das Mitglied.

Das Vorgehen ist gemeinnützigkeitskonform, solange die Dokumentation ordentlich erfolgt und sichergestellt ist, dass das Bargeld vollständig auf das Vereinskonto eingezahlt wird.

Manche Banken bieten die Möglichkeit, Bargeld über externe Dienstleistungen (z. B. über Einzahlautomaten oder Partnerbanken) direkt auf das Konto einzuzahlen. Erkundige dich bei der Bank, ob solche Optionen bestehen, um den Umweg über ein Privatkonto zu vermeiden.

Falls der Verein regelmäßig Bargeld sammelt, wäre es sinnvoll, ein Konto zu wählen, das Bareinzahlungen ermöglicht, um wiederholte private Zwischenschritte zu vermeiden. Solche Zwischenschritte können im Ernstfall problematisch sein, wenn Zweifel an der Transparenz aufkommen.

• Einnahme des Bargelds in das Kassenbuch eintragen.
• Übergabe an das Vereinsmitglied mit Quittung dokumentieren.
• Überweisung auf das Vereinskonto im Kassenbuch vermerken.

• Übergabebeleg des Bargelds.
• Überweisungsbeleg des Vereinsmitglieds.

• Klarstellen, dass es sich um Vereinsgelder handelt (z. B. „Einzahlung Spendenaktion“).
• Langfristig: Prüfen, ob ein Vereinskonto mit Bareinzahlungsoption eingerichtet werden kann, um den Prozess zu vereinfachen.

Mit diesen Maßnahmen bleibt die Buchhaltung transparent, und der Vorgang ist rechtlich sowie steuerlich unproblematisch. 😊